Aqui temos acesso a aba de Configurações da plataforma, onde será listadas todas as configurações gerais.
No aba Empresa, Você poderá adicionar ou alterar algumas informaçõs importantes do cadastro da empresa no Opa! Suite.
Para acessar esta aba, vá até o Menu Lateral ➛Configurações e selecione a opção Empresa.
Após, na tela que será aberta, clique em Editar, onde as seguintes opções poderão ser editadas:
Após preenchidas as informações, basta clicar no botão Salvar.
Os Departamentos são utilizados para dividir os atendentes em diferentes setores com o intuito de organizar os atendimentos.
Para a criação de um novo departamento, você deve acessar o Menu, no canto superior esquerdo de sua tela.
Após isso, clique no campo Configuração e então em Departamentos.
Este campo irá listar todos os departamentos existentes. Para criar um novo Departamento, você deve clicar no botão “Novo”.
Feito isso, você terá, em sua tela, os campos para preenchimento de seu novo departamento, desta forma, você pode incluir as seguintes informações:
Na configuração dos departamentos, será possível inserir um fluxo de comunicação para executar a pesquisa de satisfação:
O fluxo de comunicação da pesquisa de satisfação é um fluxo onde há somente o estágio Enviar pesquisa satisfação.
Na segunda aba, haverá a aba Usuários, onde será possível adicionar os usuários que farão parte deste departamento:
Na opção de Distribuição automática para configurar Acesse!
Para saber mais sobre a aba de Transferências Acesse!
Na parte superior também encontramos a opção Telefonia, onde você pode selecionar as opções que deseja:
Sendo elas:
Se marcado transbordo, aparecerá um campo adicional chamado Departamento para roteamento de chamadas, servirá para inserir o departamento que receberá a ligação do transbordo.
As Etiquetas são utilizadas para fazer uma separação dos atendimentos e poder organizá-los de forma que a identificação de chamados possa ser mais rápida e precisa.
Você pode cadastrar as Etiquetas da Empresa que serão listadas para todos os atendentes utilizarem, e poderão ser utilizadas no Fluxo de Comunicação. As etiquetas da Empresa, podem servir como filtro em alguns Gráficos.
Ou você poderá criá-las para o seu próprio Usuário, assim cada atendente pode identificar da melhor forma seus atendimentos. Essas etiquetas só serão listadas para o usuário que a criar, e não poderão ser utilizadas no Fluxo de Comunicação, e não serão listadas nos filtros dos Gráficos.
Para a criação de uma nova Etiqueta, você deve acessar o Menu, no canto superior esquerdo de sua tela.
Após isso, clique no campo Configuração e então em Etiquetas.
Feito isso, você visualizará as opções de Etiquetas de Usuário e Etiquetas da Empresa.
Selecione em qual das opção será criada a Etiqueta, e preencha as seguintes informações:
O Motivo de atendimento, é uma informação que pode ser inserida antes de finalizar um atendimento realizado pelos usuários da plataforma. Isso permite que você tenha melhores parâmetros de filtro nos Gráficos do Opa! Suite, podendo gerar métricas dos principais motivos de atendimentos realizados pelos atendentes.
Para configurar um Motivo de atendimento, acesse Menu Lateral ➛ Configurações e selecione a opção Motivo de atendimento.
Após, uma nova aba será aberta, onde você deverá inserir as seguintes informações:
Após preenchidas essas informações, basta clicar em Salvar.
Também é possível realizar um filtro por motivos em determinados departamentos. Esse processo pode ser realizado pelo seguinte procedimento:
Templates de mensagens, são mensagens pré-configuradas que podem ser criadas e utilizadas na barra de envio de mensagens aos clientes, a fim de agilizar o processo de digitação, os templates do Instagram, Facebook e Telegram também podem ser usados para abrir atendimentos.
Para acessar a aba de Templates de mensagens, abra o Menu Lateral, depois clique em Configurações e selecione a opção Templates de mensagens, conforme demonstrado abaixo:
Atualmente existem cinco opções de Templates que podem ser criados na plataforma, são eles:
Com os templates de texto é possível cadastrar mensagens que poderão ser enviadas durante o atendimento com os clientes, eles são utilizados como atalhos de mensagens prontas.
Os templates de texto não podem ser utilizados na abertura de atendimentos.
Para cadastrar esse modelo de template, clique no botão Novo (Botão laranja) e preencha as informações, conforme demonstrado abaixo:
Os campos para cadastrar o template correspondem a:
Após preenchidas essas informações clique no botão Salvar, o Template já estará disponível para uso.
Os templates de anexo também são informações prontas para enviar durante os atendimentos com clientes, nesse template são enviados arquivos como imagens, vídeos, áudios e documentos ao invés de texto.
Os templates de anexo não podem ser utilizados na abertura de atendimentos.
Para cadastrar esse modelo de template, clique no botão Novo (Botão laranja) e preencha as informações, conforme demonstrado abaixo:
Os campos para cadastrar o template correspondem a:
Após preenchidas essas informações clique no botão Salvar, o Template já estará disponível para uso.
Nos canais Instagram, Facebook e Telegram é preciso enviar templates pré-cadastrados para a abertura e reabertura de atendimentos após a janela de 24 horas, esses templates não passam por aprovação, diferente dos templates do WhatsApp API, após criar o template já é possível utilizá-lo.
Os três tipos de template são configurados da mesma forma, os próximos passos podem ser usados para qualquer um deles.
Para cadastrar esse modelo de template, clique no botão Novo (Botão laranja) e preencha as informações, conforme demonstrado abaixo:
Os campos para cadastrar o template correspondem a:
Após preenchidas essas informações clique no botão Salvar, o Template já estará disponível para uso, na aba dos templates você poderá identificar eles pelos ícones, conforme demonstrado na imagem:
Um webhook é um método de comunicação entre sistemas online, que permite que aplicativos enviem automaticamente dados em tempo real para outros aplicativos quando eventos específicos ocorrem. Esta opção possibilita a criação de um Webhook da plataforma Opa! Suite, sendo possível visualizar ações da plataforma em outro local.
As ações que podem ser visualizadas através da integração de uma plataforma externa com o Webhook Opa! Suite são:
Caso essa opção não apareça no seu Opa! Suite, será necessário habilitar no grupo de permissão opção Webhook.
Após habilitado, acesse o menu do sistema, Configurações e Webhooks:
Clique em adicionar:
Abrirá a seguinte tela para configurar:
Onde:
Nesta opção fica concentrado todas as configurações relacionadas à telefonia da plataforma, tais como ramais, troncos, servidor PABX, rotas de saída e funções gerais
Para acessar, vá até Menu lateral ➛ Configurações e Central de Telefonia:
Acessando, haverá a seguinte tela:
Nesta documentação abordaremos apenas Configurações da central de telefonia e Servidor PABX, onde será feita a configuração do servidor PABX na plataforma Opa! Suite:
Onde:
Para o restante das informações recomenda-se manter padrão, porém caso utilize alguma porta diferente para alguns dos serviços mostrados na imagem, será necessário informar.
É possível também liberar ou bloquear IPs e/ou blocos no campo mostrado no final da tela:
Para demais configurações do canal PABX, siga esta documentação.
As permissões permite criar perfis de acesso onde é possível restringir o acesso dos usuários a algumas funções específicas.
Você poderá criar os grupos de acordo com tipo de cada usuário na plataforma, podendo assim criar grupos específicos para cada tipo de usuário.
Para acessar essas configurações clique em Menu :
Acesse o campo configurações:
Em seguida selecione a opção Permissões
Após, uma nova aba será aberta mostrando todas as permissões criadas, para criar uma nova permissão clique no botão cadastrar .
Ao clicar em cadastrar insira o nome da permissão e defina o tipo de permissão que você gostaria de cadastrar
Sistema: são configurações de acesso do Opa! Suite;
API: Conjunto de ações que possibilita a interação entre sistemas distintos por meio de solicitações, facilitando o compartilhamento seguro e eficiente de dados;
ATENÇÃO: É essencial ter consciência de que as alterações feitas no grupo de permissão afetarão todos os usuários que estão vinculados a esse grupo..
Ao escolher a opção sistema dfefina as seguintes informações:
Ao escolher a opção API dfefina as seguintes informações:
Nome: Campo destinado ao nome de identificação desse grupo de permissão.
Atendimentos: Campo referenta a liberação de acesso aos gráficos da plataforma.
Períodos de atendimento: Opção que lista os periodos de atendimentos cadastrados;
Motivos do atendimento: Opção que lista os motivos de atendimentos cadastrados;
Usuários: Opção que lista os usuarios cadastrados;
Canais de comunicação: Opção que permite listar os canais de comunicação vinculados ao Opa! Suite junto aos templates de mensagens criados para cada canal;
Templates de mensagens: Campo destinado para listar ou enviar templates de mesangens de abertura de atendimento;
Clientes: Permite criar, listar, atualizar e excluir clientes sem a utilização de importação de planilhas no formato CSV;
Etiquetas: Opção que permite criar e listar asetiquetas da empresa;
Feriados: Permite listar o feriados cadastrados;
Contatos: Permite criar, listar, atualizar e excluir contatos;
Dashboard: Campo destinado a mostrar a dashboardo dos clientes cadastrados;
Departamentos: Opação que permite criar, listar e atualizar departamentos;
Notificações: Opação que permite realiza o envio de notificações para os usuários (atendentes) do sistema. As notificações podem ser utilizadas para o informe de novidades e alertas, além de ser possível enviar pesquisas aos usuários;
Conector: opção que permite importar os dados para o Looker Studio;
Login: Campo destinado a limitar o acesso dos usuários inseridos a esse Grupo de Permissão, através das redes permitidas, onde inserimos o ip de rede que será permitido o acesso do usuário, impedindo o acesso desse usuário de outras redes. Se não preenchido nada nesse campo, o acesso será liberado de todas as redes.
Após preenchidas as informações, clique em Salvar.
Para inserir o usuário a um grupo de permissão acesse Usuários.
Parâmetros é um local do sistema que permite definir parâmetros gerais de configuração da plataforma, como por exemplo, CPF/CNPJ obrigatório para o cadastro manual de clientes, acesso ao usuário suporte, entre outros.
Para acessar essa aba, vá até o Menu Lateral ➛Configurações e selecione a opção Parâmetros.
Após será aberta a tela para selecionar para quais tipos de cadastro será obrigatório inserir ou não CPF/CNPJ.
Após definir os parâmetros desejados, basta clicar em Salvar.
Período é uma configuração destinada a realizar um filtro por horário no Fluxo de Comunicação, onde será determinado o horário em que haverá um atendimento por usuário, e horário onde não haverá esse atendimento.
Para acessar essa aba de configurações, acesse Menu Lateral ➛ Configurações e Períodos de atendimento.
Após, será aberta um janela para preencher as seguintes informações:
Após preenchidas essas duas informações clique em Salvar para que seja criado o periodo, e assim será liberado a aba Horário, onde será definido o horário do período.
Após inserir o nome do horário, marque os Checkboxes referente aos dia em que o horário é válido.
Após adicionadas essas informações, é só clicar em Salvar.
Essa aba é destinada ao cadastro de Feriados em que não haverão atendentes em atendimento na plataforma. Esses Feriados serão inseridos no filtro realizado pelo Período de atendimento inserido no seu Fluxo de Comunicação.
Para cadastrar um Feriado, acesse Menu Lateral ➛ Configurações, e selecione a opção Feriados.
Na janela que será aberto, insira as seguintes informações:
Após inseridas essas informações, basta clicar em Salvar.
As Mensagens Informativas, são algumas mensagens de retorno automáticas do sistema, que nessa opção poderão ser personalizadas.
Para acessar essas configuração acesse Menu Lateral ➛ Configurações e clicar na aba Mensagens Informativas.
Na tela que abrir você terá as seguintes mensagens que poderão ser personalizadas:
Caso a checkbox esteja marcada e não haja mensagens configuradas serão enviadas mensagens padrões do sistema informando sobre a ação. Por exemplo, caso a primeira checkbox referente a mensagem informativa de inicio atendimento esteja ativada e não haja uma mensagem definida ele receberá uma mensagem padrão, como "Atendente iniciou o atendimento".
Inicio:
Transferência:
Encerramento:
Caso a checkbox da mensagem estiver desativada não será enviada nenhuma mensagem informativa para o cliente nos casos em que foi desmarcado. Por exemplo, caso a primeira checkbox referente a mensagem informativa de inicio atendimento esteja desativada o cliente não receberá uma mensagem informando que o atendimento foi iniciado.
O Campo Variável serve para ser inserido informações automáticas as mensagens, entre elas está o envio do Protocolo do Atendimento,** Nome do Usuário** que é referente ao nome do contato do WhatsApp do cliente, nome do Cliente/Fornecedor para contatos que estejam vinculados a algum cadastro, o Nome da sua Empresa e o Nome do Atendente que está com o atendimento.
Nessa aba, será possivel efetuar a criação de cadastro de Clientes, através do processo de importar um Tabela .csv, como também será possivel exportar Tabelas que constarão informações no formato do Banco de Dados, que constarão informações mais técnicas para relatórios.
Para acessar esse campo, basta ir em Menu Lateral, Configurações e selecionar a opção Importar/exportar registros.
Na aba que será aberto, teremos duas ações onde iremos selecionar e cada uma terá uma ação diferente, sendo elas:
Nessa opção, será possível importar uma tabela de Clientes no formato .csv para que os mesmos sejam cadastrados na plataforma. Essa opção de importação se refere a plataforma Opa! Suite que não utilizaram uma integração ERP.
O arquivo deve seguir o padrão da tabela que está em anexo para download, pois seguem padrões do banco de dados.
Ao marcar 'Sim' na opção atualizar registros existentes serão listados os campos checkbox,apenas os registros marcados na lista serão atualizados no cadastro, caso não esteja marcado será mantido os dados já salvos no banco.
Alguns dos campos são obrigatórios dentro da planilha abaixo, eles são:
Para fazer o o download da tabela, basta clicar aqui.
Em casos onde é a primeira vez que esta sendo importado a tabela, deixamos marcado como Não.
Em casos onde já tem a tabela importada na plataforma, porém será necessários adicionar novos clientes a tabela, ou editar informações de clientes ja existentes na plataforma, então marcamos a opção Sim.
Após preenchidos esses campos, basta clicar na opção Executar operação.
Nessa opção, será possível Exportar algumas informações do Banco de Dados do seu Opa! Suite. As informações serão exportadas em uma planilha csv.
Para exportar:
Esse processo pode ter uma certa demora conforme os filtros utilizados, dependendo da quantidade de registros contidos na coleção.
Após preenchidas essas informações, basta clicar na opção Executar operação.
Após exportar, a estrutura de visualização conforme o filtro utilizado ficará da seguinte forma:
Nessa opção, teremos algumas informações referentes a plataforma Opa! Suite.
Para acessar essas informações, vá até o Menu Lateral, Configurações e selecione a opção Sobre.
Será aberta uma janela onde você terá acesso a informações como o tipo da Licença e o Número de Serial da sua plataforma,qual a Versão que está rodando e a data da Compilação dessa versão, e também terá acesso aos módulos que seu Opa! Suite possui para uso e quantidade de cada módulo.
Nessa mesma tela, terá o botão Atualizar Chave do Software, que pode ser utilizado quando for contratado ou inserido ao seu Opa! Suite algum módulo novo. Clicando nese botão, esse módulo novo será inserido a sua plataforma para configuração.